Come inviare i corrispettivi se il registratore di cassa non funziona

Un registratore telematico che si blocca non ferma il negozio, e non sospende gli obblighi. Le vendite continuano, i corrispettivi vanno annotati e trasmessi comunque: cambia solo la strada con cui arrivano all’Agenzia delle Entrate. È una situazione ordinaria, prevista, con una procedura precisa. E il momento peggiore per scoprirla è quello in cui capita.

Prima cosa: segnalare che il dispositivo è fermo

Un registratore telematico trasmette da solo, ogni giorno, alla chiusura. Se smette di farlo senza che nessuno lo dica, agli occhi dell’Agenzia risulta semplicemente un dispositivo che non invia più. Per questo il primo passo non è tecnico ma dichiarativo: il registratore va messo in stato di fuori servizio

La segnalazione si fa dal dispositivo, quando è ancora in grado di comunicare, oppure dal portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione dedicata ai corrispettivi. Se il guasto è tale da rendere il registratore muto, la strada è la seconda. Il tecnico che interviene può farlo per conto vostro, se ha la delega.

Secondo: continuare ad annotare gli incassi

Finché il registratore è fermo, i corrispettivi della giornata si annotano a mano, giorno per giorno, sul registro di emergenza. È il vecchio registro dei corrispettivi cartaceo, e in questa circostanza torna a essere lo strumento buono: serve a non perdere il dato mentre il canale telematico è interrotto.

Vale la pena essere ordinati più del minimo: annotare l’importo distinto per aliquota, e non solo il totale, evita di doverlo ricostruire a memoria al momento della trasmissione.

Terzo: trasmettere lo stesso

I corrispettivi annotati vanno poi inviati dal portale Fatture e Corrispettivi, con le funzioni di emergenza previste proprio per questi casi. Chi ha bisogno di rilasciare al cliente un documento valido mentre la cassa è ferma può usare il documento commerciale online, sempre dal portale: si compila, si stampa o si invia, e il corrispettivo risulta già trasmesso.

Per entrare servono le credenziali dell’Agenzia (SPID, CIE o CNS) oppure la delega a chi vi assiste. Vale la pena verificare che funzionino prima

Quarto: rimettere in servizio

Riparato il registratore, il tecnico lo riporta in servizio e la trasmissione automatica riprende. È il passaggio che si dimentica più spesso: un dispositivo riparato ma lasciato in stato di fuori servizio continua a risultare fermo.

Cosa tenere a portata di mano

• La matricola del registratore, che serve in ogni passaggio sul portale.
• Le credenziali di accesso all’Agenzia delle Entrate, o la delega a chi vi assiste.
• Il registro di emergenza, in un posto noto e non nel cassetto in cui nessuno guarda da tre anni.
• Il numero del vostro tecnico, perché il fuori servizio è una toppa, non una soluzione.

Se non sapete dove trovare la matricola, ne abbiamo scritto qui. Se il registratore è fermo adesso, scriveteci: l’assistenza sui misuratori fiscali è una delle cose che facciamo da più tempo.

Le modalità operative e i termini di trasmissione sono quelli stabiliti dall’Agenzia delle Entrate e possono cambiare: prima di procedere, verificate sul portale o chiedete a noi.