Corrispettivi delle vending machine: termini e procedura

Un distributore automatico non batte scontrini e non ha una cassa, ma incassa. Per questo ha un regime suo: i corrispettivi si rilevano dalla macchina e si trasmettono all’Agenzia delle Entrate con una cadenza periodica, senza la chiusura giornaliera a cui è abituato chi sta dietro a un banco.

Prima si censisce la macchina

Ogni distributore va censito nel portale dell’Agenzia delle Entrate. Il censimento produce l’identificativo del dispositivo e il QR code da esporre sulla macchina, con cui chiunque può verificare che quel distributore sia regolarmente registrato e a chi faccia capo. Vanno indicati modello, matricola e luogo di installazione, e ogni spostamento va aggiornato: una macchina censita in un posto e messa in un altro è una difformità.

Poi si trasmette, a intervalli

La rilevazione parte dai contatori della macchina, che dicono quanto ha incassato. Il dato viene raccolto e inviato in forma periodica: non ogni sera, ma a scadenze prefissate. È la differenza sostanziale con il registratore telematico, e il motivo per cui chi ha distributori non deve fare niente ogni giorno, ma deve ricordarsi di farlo quando serve.

I termini esatti sono quelli fissati dall’Agenzia delle Entrate: verificateli sul portale, perché sono la cosa che è cambiata più volte.

Il caso delle macchine senza porta di comunicazione

La procedura ordinaria presuppone che dalla macchina si possano leggere i dati per via elettronica. Molte macchine in servizio (lavanderie automatiche, autolavaggi, distributori più semplici, micro-attività senza postazione fissa) non hanno nulla del genere, e sostituirle solo per questo non ha senso.

Per questi casi esistono strumenti che permettono di inserire i dati e trasmetterli senza installare un registratore: è quello che fa CorrispettEasy, l’app che usiamo per lavanderie self, autolavaggi e vending. Si inseriscono gli importi, l’invio parte dal telefono e resta lo storico consultabile.

Cosa serve avere in ordine

• L’elenco dei distributori con matricola e indirizzo di installazione.
• Il QR code esposto e leggibile su ciascuna macchina.
• Le credenziali dell’Agenzia delle Entrate, o la delega a chi trasmette per voi.
• Una scadenza in agenda: la trasmissione periodica si dimentica proprio perché non è quotidiana.

Se gestite più macchine e volete smettere di rincorrere le scadenze, scriveteci.