Come si fiscalizza un registratore di cassa telematico

Un registratore telematico appena uscito dalla scatola non è ancora un registratore fiscale: è hardware. Diventa fiscale quando l’Agenzia delle Entrate lo riconosce, lo associa alla vostra attività e gli consegna il certificato con cui firmerà ogni invio. Quel passaggio si chiama fiscalizzazione, e si compone di due momenti distinti che vengono spesso confusi.

Censimento: il dispositivo si presenta

Nel censimento il registratore contatta l’Agenzia delle Entrate e chiede di essere riconosciuto come dispositivo di quel modello, con quel numero di matricola. In risposta riceve i certificati che gli serviranno per firmare e trasmettere. È un dialogo fra la macchina e l’Agenzia: il commerciante non compare ancora.

Attivazione: il dispositivo prende un padrone

Nell’attivazione il registratore viene legato alla partita IVA e al luogo in cui lavorerà. Da questo momento i corrispettivi che trasmette sono i vostri, e il dispositivo risulta operativo presso quell’indirizzo. È il passaggio che rende il registratore utilizzabile.

Se il registratore cambia sede, cambia titolare o viene dismesso, la variazione va comunicata: un dispositivo che risulta attivo dove non è più non è un dettaglio formale.

Chi può farlo

Non il commerciante. Censimento e attivazione li esegue un tecnico abilitato di un laboratorio autorizzato, che opera sul dispositivo con le proprie credenziali e se ne assume la responsabilità. È lo stesso motivo per cui non si può comprare un registratore telematico e metterlo in funzione da soli: il vincolo non è commerciale, è di legge.

Il QR code non è un adesivo decorativo

Terminata l’attivazione, al dispositivo viene associato un QR code che va stampato ed esposto in modo visibile sul registratore. Serve a chiunque, un cliente come un verificatore, per controllare che quel dispositivo sia censito, attivo e associato proprio a quell’esercente e a quel luogo. Un QR staccato o illeggibile è un rilievo facile da evitare.

E poi le verifiche periodiche

La fiscalizzazione non è per sempre: il registratore va sottoposto a verifica periodica da parte di un tecnico abilitato, che ne controlla il funzionamento e ne certifica la regolarità. È l’equivalente della revisione, e come la revisione conviene programmarla invece di ricordarsene quando è tardi.

Noi facciamo installazione, fiscalizzazione, verifiche e assistenza sui misuratori fiscali. Se state valutando un registratore nuovo o dovete regolarizzarne uno, parliamone.

Le procedure e le scadenze sono quelle stabilite dall’Agenzia delle Entrate e possono essere aggiornate: per il caso concreto fate riferimento al portale o all’assistenza.