Collegamento POS e registratore telematico: come si fa e cosa si rischia

Dal 1° gennaio 2026 il POS e il registratore telematico devono risultare collegati. Non è un cavo da tirare sul banco: è un abbinamento dichiarato online, che associa la matricola del registratore agli strumenti di pagamento elettronico usati in quel punto vendita. L’obbligo arriva dalla Legge di Bilancio 2025 e le regole operative stanno in un provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025.

La prima scadenza, il 20 aprile 2026, riguardava i POS già in uso a gennaio ed è passata. Chi non l’ha fatto non ha perso la possibilità di mettersi in regola, ma è scoperto adesso: il collegamento è la base con cui l’Agenzia incrocia gli incassi elettronici con i corrispettivi trasmessi.

Come si fa, in pratica

Il collegamento si dichiara nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, con la funzione «Gestione collegamenti». Si entra con SPID, CIE, CNS o con le credenziali dell’Agenzia, si sceglie il registratore e si abbinano i terminali di incasso.

• Serve la matricola del registratore, quella stampata sul documento commerciale e sul corpo della macchina.
• Servono gli identificativi dei POS, che stanno sul contratto con la banca o con il gestore dei pagamenti.
• Il commercialista può farlo per voi, se ha la delega all’area riservata.

I tempi per un POS nuovo

Per un terminale attivato adesso il collegamento va dichiarato dal sesto all’ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo alla messa in servizio. Un POS acceso a settembre, quindi, va abbinato tra il 6 e il 30 novembre. Vale lo stesso quando qualcosa cambia: POS sostituito, registratore nuovo, terminale che passa a un altro punto vendita.

Cosa si rischia

Le sanzioni sono quelle dei corrispettivi, estese al collegamento. L’Agenzia le elenca qui.

• Da 1.000 a 4.000 euro se il collegamento non c’è: è la stessa sanzione prevista per chi non ha il registratore.
• 100 euro per operazione, fino a 1.000 euro per trimestre, per i dati memorizzati o trasmessi in modo omesso, tardivo, incompleto o non veritiero.
• Sospensione della licenza nei casi ripetuti: quattro violazioni in giorni diversi nell’arco di cinque anni.

Collegamento dichiarato e collegamento vero

Sono due cose diverse, e conviene tenerle distinte. Quello obbligatorio è l’abbinamento dichiarato all’Agenzia. Poi c’è il collegamento fisico fra cassa e terminale, lo scambio importo: il totale passa dalla cassa al POS senza che nessuno lo ribatta. Non è obbligatorio, ma toglie l’errore di battitura, che è l’errore più frequente al banco, e fa quadrare gli incassi da sé. Ne parliamo nelle domande frequenti su pagamenti e POS.

Cosa possiamo fare noi

Se non sapete se il vostro abbinamento risulta fatto, si verifica in pochi minuti. Controlliamo la posizione, dichiariamo il collegamento dove manca e, se serve, colleghiamo davvero cassa e terminale con lo scambio importo. Scriveteci o chiamateci: servono la matricola del registratore e il contratto del POS.